La digitalización de las facturas ha pasado de ser una opción en España a convertirse en una obligación en progreso. En los últimos tiempos ha surgido Verifactu, un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que pretende marcar un antes y un después en la forma en la que las empresas y los profesionales emiten sus facturas.
Como no podía ser de otra manera, ante la novedad surgen numerosas dudas sobre ella. Sin embargo, la obligatoriedad de Verifactu no deja de ser un arma más para luchar contra el fraude y modernizar el sistema tributario español.
En este texto trataremos de explicar a quién afecta, por qué será obligatorio y las claves para adaptarse a él sin ningún tipo de sobresalto.
¿Qué es Verifactu y por qué nace?
Se trata de un sistema de verificación de facturas electrónicas que fue creado por la Agencia Tributaria. El objetivo de su diseño es garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Nació a partir de la Ley Antifraude, orientada a acabar con prácticas opacas como la doble contabilidad o la manipulación de facturas que ya están emitidas.
Verifactu provoca que los sistemas informáticos de facturación se vean obligados a cumplir ciertos requisitos técnicos que aseguren que cada factura quede registrada de manera cronológica y segura. Adicionalmente, con él se puede realizar un envío automático de los registros a Hacienda, con el fin de facilitar el control fiscal en tiempo real.
¿A quién afecta su obligatoriedad?
En principio, Verifactu será obligatorio para autónomos y empresas, aunque de forma progresiva y con matices. Eso sí, esta condición no recae directamente sobre el contribuyente en primer término, sino sobre los creadores de software de facturación, que deberán adaptar sus programas para cumplir los requisitos de Verifactu. Evidentemente, esto tiene un efecto directo: quien facture tiene que hacerlo obligatoriamente en ese software adaptado, huyendo así de los programas que permiten la manipulación de datos.
Se verán afectados todos aquellos autónomos, pymes y grandes empresas que emitan facturas en España y desarrollen actividades económicas de forma habitual. Se dejan fuera, de momento, a los que se encuentren en “regímenes especiales”. Pese a esto, se espera que el alcance termine por ser tremendamente generalizado.
¿Cuáles son los cambios en la forma de facturar?
Con la imposición de este sistema se va a producir una modificación profunda en los hábitos de facturación. Hasta ahora, algunos profesionales usaban sistemas flexibles que daban la opción de modificar facturas, eliminar registros o alterar fechas. Con Verifactu, esto deja de ser una opción.
Todo lo que se emita tendrá que seguir ciertas características: estar generado de forma cronológica, quedar registrado con una huella digital o hash, tener vinculación con todo lo anterior y contar con la imposibilidad de ser modificado sin dejar rastro.
A esto podemos añadir que las facturas podrán contar con un código QR con el fin de que los clientes y la Administración verifiquen su validez. Se trata de incorporar elementos de transparencia en la relación entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria.
Ventajas y retos de la implantación obligatoria de Verifactu
Aunque está percibido como una carga adicional, este sistema cuenta también con ventajas muy evidentes. La Administración consigue establecer un mayor control del fraude fiscal y una clara reducción de la economía sumergida. Esto último también ayuda a las empresas, que se aseguran de que no existe ninguna compañía de la competencia que esté utilizando artes ilegales.
Además de eso, Verifactu destaca por reducir los errores en la facturación, facilitar futuras declaraciones tributarias y aportar mayor seguridad jurídica ante inspecciones.
Sin embargo, en cuanto a retos, queda un largo camino. La capacidad de que la gente se adapte a esta nueva tecnología, el coste de usar el software y la curva de aprendizaje constituyen preocupaciones legítimas.
El futuro de la fiscalidad digital
Este sistema no es una medida aislada. Está enmarcado en una tendencia global hacia la fiscalidad digital y el control automatizado, similar a lo que sucede en otros países europeos y en América Latina. En España ya hay medidas en este sentido, como podría ser la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre diferentes empresas.
En el fondo, todo apunta a que se llegará a una relación más directa y digital entre los contribuyentes y Hacienda, donde la información puede fluir en tiempo real. Verifactu sería la pieza clave de este nuevo contexto.
Cómo prepararse para la obligatoriedad
La mejor recomendación que se puede dar a las empresas en este aspecto es la de anticiparse. Acciones como echar un ojo al software de facturación, consultar con asesores fiscales y obtener información sobre los plazos de implantación son fundamentales. La obligatoriedad debe ser concebida como una oportunidad para modernizar procesos internos.
En el fondo estamos hablando de un punto de inflexión en la forma de entender la facturación y el cumplimiento fiscal aquí en España.
