Los viajes de negocios pueden ser algo muy estresante, especialmente cuando son muy frecuentes. El estrés de planificar el viaje, los gastos que se hacen, la planificación de las demás actividades, los traslados, reuniones, etc. Son todos factores que añaden carga tanto a la empresa como a la persona que viaja. Por ello, se hace ideal tener una buena estructura para tener una buena gestión de los viajes de negocios y conseguir que sean libres de estrés.
¿Por qué tener una buena gestión de viajes de negocios?
En algunas empresas los viajes de negocio son muy frecuentes y es por ello que pueden representar un reto tanto para los colaboradores, como para la empresa. Es por ello que tener una buena gestión ayudará a aliviar el estrés de ambas partes y permitirán que los viajes sean más productivos y evitarán dolores de cabeza a quienes están involucrados.
El hecho de que en un viaje algo salga mal puede arruinar el fin del mismo. Por ejemplo, si un gerente viajará a otra ciudad para cerrar contrato con un cliente y el traslado desde el aeropuerto hasta el sitio sale mal, la reunión puede no darse a menos que el gerente consiga rápidamente como llegar al sitio, lo que supone un estrés adicional. Por tanto, tener una buena gestión y proveedores confiables es clave para que los viajes salgan bien y sin estrés.
Tipos para gestionar viajes de negocios sin estrés en el 2024
Veamos a continuación algunos consejos que pueden ser útiles para lograr una buena gestión de viajes:
1. Planifica los viajes con tiempo
Si bien puede que hayan viajes de negocios que ocurran de la noche a la mañana y no puedan planificarse con tiempo, es ideal que aquellos que no sean inmediatos se planifiquen con tiempo. Esto brinda varias ventajas, la primera es tener con seguridad todo lo necesario para el viaje: boletos, hospedaje y los gastos ya planificados y reservados.
Segundo, también permitirá conseguir mejores precios gracias a una reserva con tiempo anticipado. Las aerolíneas y hoteles suelen dar mejores precios cuando se hace la reserva con mayor tiempo de antelación. Esto ayudará a que la empresa pueda reducir el gasto que representa el viaje.
2. Cuenta con una política de viajes
Para evitar problemas con los gastos que genera el viaje, la frecuencia con que se pueden hacer y el tiempo que pueden durar, es ideal que una empresa cuente con lineamientos claros. Estos lineamientos se deben definir a través de una política de viajes.
Existen varios aspectos que se pueden considerar. Hemos nombrado algunos de los más comunes. Pueden asesorarte utilizando guías de cómo se redacta una política de viajes según Travelperk. De esta forma, estarás seguro de minimizar los problemas con los viajes y asegurar tener un criterio definido para la toma de decisiones.
3. Administra los gastos del viaje
Los viajes pueden generar una gran cantidad de gastos. Para cada persona que viaje se debe contemplar boleto, hospedaje, traslados y viáticos, lo cual puede representar un gasto fuerte, especialmente cuando son varios los colaboradores que deben trasladarse de un sitio a otro, e incluso mayor cuando son internacionales.
El hecho de contar con una política de viajes también ayudará a establecer límites para el gasto que se puede hacer en un solo viaje. Esto ayudará a no malgastar el dinero y hacer un uso eficiente de los recursos de la empresa. El presupuesto para los viajes deberá considerarse dentro de la planificación financiera de la empresa y dentro de los programas de contabilidad, de modo que se pueda contar con la liquidez necesaria para afrontar el gasto siempre que se requiera.
4. Ten un seguro de viajes
Los viajes de negocios, además de ser estresantes, también pueden suponer un riesgo para el colaborador que lo hace, ya que puede sufrir de algún percance. Sea que sus maletas se pierdan, sufra algún robo o problema de salud. Son situaciones a las que se está expuesto al viajar y suponen un riesgo que es necesario mitigar.
Por ello, es ideal que se cuente con un seguro para viajes, especialmente para viajes internacionales. Las empresas aseguradoras ofrecen pólizas de seguros de viajes, de modo que la empresa lo puede contratar y cubrir los riesgos de los colaboradores que viajan. Es ideal contar con estos seguros de forma corporativa, ya que se puede negociar un mejor precio y se puede cubrir el riesgo de todos los colaboradores que tengan que hacer viajes de negocios.
5. Usa programas de recompensa o afiliaciones para abaratar costos
Es común ver aerolíneas u hoteles que ofrecen programas de fidelidad de cliente, bien sea acumulando millas, programas de viajero frecuente u otro tipo de descuentos. También puede ser una opción conseguir descuentos mediante acuerdos con las empresas, por ejemplo, con hoteles.
La idea de formar parte de estos programas es contar con buenos descuentos y reducir los costos de los viajes, ya que esto ayudará a reducir el gasto que asume la empresa para llevarlos a cabo. Además, puede darle beneficios al colaborador, ya que estos programas pueden darle prioridad a los viajeros, por ejemplo, en la aerolíneas pueden tener un chequeo más rápido.
Gestiona tus viajes de negocios y consigue que sean sin estrés
Los viajes de negocios ayudan a la empresa a progresar y desarrollar nuevos negocios, además de darle continuidad a los mismos. Es por ello que es importante gestionar los viajes con antelación y definir, a través de una política de viajes, los lineamientos por lo que se tomarán las decisiones de los viajes. Anímate y gestiona tus viajes de negocio para que estén libres de estrés.
